Lange vergaderingen tasten mogelijk de productiviteit aan

Waar komt dit nieuws vandaan?

De krant Het Nieuwsblad van 8 januari berichtte over een studie die aantoont dat lange vergaderingen niet alleen ongezond zouden zijn, maar ook onproductief (1). Regelmatig pauzes inlassen zou belangrijk zijn, zeker om op termijn overbelasting te vermijden.

Wat hield de studie in?

Slack Communication voerde een onderzoek uit om te weten hoelang een vergadering zou mogen duren, en wat de gevolgen zijn van langdurig samen te vergaderen (2). Slack Communication is een commercieel bedrijf dat onder andere software verkoopt om vergaderingen op afstand te organiseren.

• Via elektronische weg bevroeg Slack Communication meer dan 10.000 personen uit de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Japan, Duitsland, Frankrijk en Australië.
• Meer dan 1 op de 4 kantoormedewerkers zeggen dat ze te veel tijd besteden aan vergaderingen.
• De resultaten suggereren dat 2 uur per dag vergaderen het maximum is. Alles wat de 2 uur overschrijdt, vindt de meerderheid van de werknemers lastig. Dan neemt de vermoeidheid toe en daalt de productiviteit.
• Werknemers die af en toe een pauze nemen, hebben 43% meer kracht om met stress en angst om te gaan. Dat vertaalt zich in:
  • 43% meer algemene tevredenheid;
  • 13% meer productiviteit;
  • 63% meer evenwicht tussen privé en werk.

Bron

(1) Meer dan twee uur vergaderen per dag is slecht voor je productiviteit en gezondheid. Het Nieuwsblad, 8 januari 2024.

Hoe moet je dit nieuws interpreteren?

Het gaat hier niet om een gepubliceerde studie die nagekeken werd door collega’s, maar wel om een opiniepeiling van een bedrijf bij werknemers in diverse landen. We weten niets over de personen die deelnamen aan het onderzoek en waarom sommigen wel en anderen geen klachten ontwikkelden na 2 uur vergaderen.

Onderzoek naar vergaderen in Vlaanderen

Aan de Universiteit Gent publiceerde UGent@Work-coördinator en postdoctoraal onderzoeker Brecht Neyt in 2023 een onderzoek specifiek over vergaderen in Vlaanderen (3).

• Het gaat over een steekproef bij 1.000 werknemers in Vlaamse bedrijven.
• Twee derde heeft minstens 1 vergadering per week.
• 1 op de 5 vindt dat er te veel vergaderd wordt.
• 1 op de 4 bedenkt al eens een smoes om niet te hoeven deelnemen.

In Vlaanderen duurt een vergadering gemiddeld ongeveer 1 uur en 19 minuten. De meeste respondenten vonden de laatste vergadering niet te lang. Bijna iedereen vindt het belangrijk dat een vergadering op tijd start én op tijd eindigt.

Conclusie

Uit een internationale bevraging blijkt dat de meeste werknemers het lastig vinden als een vergadering langer duurt dan 2 uur. De aandacht verslapt en de vermoeidheid slaat toe. In hoeverre dat schadelijk is voor de productiviteit, werd hier niet onderzocht, maar gebaseerd op subjectieve bevindingen van de respondenten. Uit onderzoek van de Universiteit Gent weten we dat er in Vlaanderen ook veel vergaderd wordt, maar over de duur zijn er weinig klachten: de meeste vergaderingen zijn na 1 uur en 20 minuten afgelopen. De meeste werknemers vinden het vooral belangrijk dat een vergadering tijdig start en tijdig eindigt.

Referenties

• (2) Slack is your productivity platform | Slack
• (3) Neyt, B. Vergaderen in Vlaanderen. Nieuwe cijfers en duiding vanuit onderzoek. U Gent, 6/7/2023 (https://www.ugent.be/ugentatwork/nl/acties/sugaw11.pdf)
• (4) Furnham A., Boo HC. A literature review of anchoring bias. The Journal of Socio-Economics. 2011;40(1):35-42. doi:10.1016/j.socec.2010.10.008